ریشه کن کردن اتلاف و آفرینش ارزش در سازمان ها

توسط شنبه, 18 آبان 1398 06:24
(0 رای)
کلیک: 1262 بار -

تفکر ناب در مقابل اتلاف

تفکر ناب مشتمل بر 5 اصل راهنما و نحوه اجرا و کاربرد آنهاست که هر سازمانی را که ارائه کننده محصول یا خدمتی است، به سوی ایجاد سیستمی پایدار و پویا رهنمون می شود، سیستمی که در آن همگان اعم از کارکنان خود سیستم و یا نهادها و افرادی که به نوعی با آن مرتبط هستند، یعنی تامین کنندگان، خریداران، و مصرف کنندگان در نهایت به رضایت و خشنودی خواهند رسید.

اتلاف به هر فعالیت انسانی اطلاق می شود که جاذب و مصرف کننده منابع و ذخایر است ولی هیچ ارزشی نمی آفریند. هشت مورد از اتلاف هایی که در بیشتر سازمان ها شناسایی شده اند را می توان به شرح زیر برشمرد:

  • اشتباهاتی که باید اصلاح شوند.
  • تولید محصول یا خدمتی که کسی خواهان آن نیست.
  • موجودی ها و کالاهای فروش نرفته که روی هم انبار می شوند.
  • مراحی از فرآیند که به راستی ضرورتی ندارند.
  • جابجایی نیروی انسانی.
  • حمل و نقل کالا از یک نقطه به نقطه ای دیگر بی هیچ هدفی.
  • توقف و انتظار کارکنان برای انجام فعالیت در پایین جریان به دلیل انجام نگرفتن به موقع فعالیتی در بالای جریان.
  • کالاها و خدماتی که به نیاز مشتریان پاسخ نمی گویند.

خوشبختانه برای اتلاف نوشداروی مؤثری وجود دارد و آن تفکر ناب است. تفکر ناب شیوه ای را مهیا      می کند که به کمک آن می توان ارزش را تعیین کرد، فعالیت های ارزش آفرین را در بهترین توالی و ترتیب قرار داد و هرگاه به این فعالیت ها نیاز باشد، بی وقفه آنها را اجرا کرد و با بیشترین میزان تأثیر به انجام رساند. کوتاه اینکه این نوع تفکر، از آن رو ناب نامیده می شود که می تواند شیوه ای را فراهم آورد که از طریق آن می توان با کمترین (نیروی انسانی، تجهیزات، زمان و فضا) بیشترین نتیجه را بدست آورد و همگام با تامین درست نیاز مصرف کنندگان، به آنها نزدیک و نزدیکتر شد. همچنین کار در تفکر ناب بسیار ارضاکننده است چون در این شیوه نتایج حاصل از تلاش برای تبدیل اتلاف به ارزش فوراً به نیروی کار بازخورد می یابد.

 

اصول راهنمای تفکر ناب

تفکر ناب، را می توان در پنج اصل خلاصه کرد که در ادامه مطلب به شرح مختصری از هر یک از این اصول می پردازیم:

  • تعیین ارزش

نقطه اصلی شروع تفکر ناب ارزش است. این تنها مصرف کننده نهایی است که می تواند ارزش را تعریف کند و ارزش، تنها هنگامی دارای معنا و مفهوم است که در چارچوب یک محصول معین (یک کالا یا یک خدمت و یا هر دو به طور همزمان) بیان شود، محصولی که نیازهای مصرف کننده خود را با قیمتی معین و در زمانی معین برآورده می سازد. اما این تولید کننده است که ارزش را         می آفریند و از دیدگاه مصرف کننده، همین امر دلیل وجودی اوست. اما به دلایل بسیاری برای تولید کنندگان، تعریف درست ارزش کار بسیار سختی است.

از این رو تفکر ناب باید با تلاشی آگاهانه برای تعیین دقیق ارزش در چارچوب محصولاتی معین آغاز شود. محصولات معینی که پس از گفتگو با مشتریانی معین و در ازای بهایی معین تهیه و ارائه می شوند و دارای قابلیت های معینی هستند. برای انجام این کار باید دارایی ها و دانش فنی موجود خود را فراموش کنیم و سازمان ها را بر اساس خط تولیدی متکی بر گروه های تولید قوی و متعهد مورد بازاندیشی قرار دهیم. همچنین این امر مستلزم آن است که نقش متخصصان فنی را دوباره تعریف کنیم و به بازاندیشی محل درست آفرینش ارزش بپردازیم.

کوتاه اینکه تعیین درست ارزش، نخستین گام اساسی در راستای تفکر ناب است و راهی که مستقیماً به تهیه کالاها یا خدمات نامناسب می انجامد، همانا اتلاف است.

  • شناسائی جریان ارزش

جریان ارزش مجموعه ای است از کلیه اعمال ضروری برای ارائه یک محصول معین (اعم از یک کالا، یک خدمت و یا ترکیبی از این دو) و در هر کسب و کار از طریق انجام سه وظیفه مهم مدیریتی محقق می گردد. این سه وظیفه عبارتند از:

  • وظیفه حل مشکل که از ایده طراحی محصول شروع می شود و تا ورود آن به بازار ادامه می یابد و از طریق طراحی تفصیلی و مهندسی انجام می گیرد.
  • وظیفه مدیریت اطلاعات که از سفارش گیری شروع می شود و تا تحویل محصول ادامه می یابد و از طریق زمانبندی تفصیلی انجام می گیرد.
  • وظیفه دگرگونی فیزیکی که از مواد اولیه شروع می شود و تا محصول کامل و آماده برای مصرف ادامه می یابد.

شناسایی کل جریان ارزش برای هر محصول گام بعدی تفکر ناب است. گامی که سازمان ها به ندرت در جهت برداشتن آن تلاش کرده اند، ولی تقریباً همیشه همین گام است که حجم بسیار زیاد و در حقیقت بهت آور اتلاف را برملا می کند.

تجزیه و تحلیل جریان ارزش، تقریباً همیشه نشان می دهد که در طول جریان ارزش سه نوع فعالیت صورت می گیرد:

  • نخست، گام های بسیاری که آشکارا ارزش آفرین هستند.
  • دوم، گام های بسیاری که ارزش آفرین نیستند، ولی به دلیل دانش فنی و دارایی های موجود اجتناب ناپذیرند. (این موارد اتلاف نوع اول هستند)
  • سوم، گام های اضافی بسیاری که هیچ ارزشی نمی آفرینند و بی درنگ قابل حذف اند. (این موارد اتلاف نوع دوم هستند)

بدین سان تفکر ناب باید از مفهوم سازمان بعنوان واحد استانداردی برای شناسایی کسب و کارهای سرتاسر جهان فراتر رود تا بتواند به درک کل نائل آید و منظور از کل، مجموعه کامل فعالیت های ضروری برای آفرینش و تولید یک محصول معین است، یعنی هر آنچه در سه مرحله زیر و طی عملیات خاص هر مرحله صورت می گیرد:

  • از ایده طراحی محصول تا دسترسی واقعی به آن.
  • از فروش اولیه محصول تا تحویل آن.
  • از مواد خامی که در دوردست و دور از دید تولید می شوند تا رسیدن محصول به دست مصرف کننده.

سازوکار سازمانی انجام این امور همان چیزی است که ما بنگاه اقتصادی ناب می نامیم، یعنی همان گردهمایی پیوسته همه گروه های دخیل به منظور ایجاد بستری برای کل جریان ارزش و لایروبی و زدودن این بستر از تمامی اتلاف ها.

به هر حال ایجاد بنگاه اقتصادی ناب مستلزم شیوه جدید برای فکر کردن درباره روابط سازمان ها با یکدیگر، برخی اصول ساده برای تنظیم رفتار آنها با یکدیگر و شفافیت کلیه کام هایی است که در طول جریان ارزش برداشته می شوند. به صورتی که هر سازمان بتواند عملکرد سازمان های دیگر را بر اساس اصول توافق شده ارزیابی کند.

  • حرکت

هنگامی که ارزش به طور دقیق تعیین می شود و بنگاه اقتصادی ناب جریان ارزش یک محصول معین را نقشه برداری کرده و گام های پر اتلاف حذف می شوند، آنگاه نوبت گام بعدی تفکر ناب فرا می رسد، گامی به راستی پرهیجان، که همانا به حرکت درآوردن گام های ارزش آفرینی است. اما باید به خاطر داشت که این گام مستلزم تجدید نظر در قالب ها و نگرش های ذهنی است.

ما همه از ابتدا دارای این اعتقاد عرفی هستیم که فعالیت ها باید بسته به نوع خود، طبقه بندی شوند، به طوری که بتوان آنها را با کارایی بیشتر و مدیریت آسانتر به انجام رساند. افزون بر این، به نظر می رسد عرف پذیرفته شده دیگر این باشد که برای انجام کارآتر وظایف در هر بخش باید فعالیت های مشابه و در چارچوب دسته ها صورت گیرند. حاصل این دسته ها انتظارهای طولانی است، چراکه هر محصول باید صبورانه منتظر شود تا فعالیت جاری بخش مربوطه تمام شود و نوبت به فعالیتی رسد که باید روی آن محصول انجام گیرد. در نتیجه این رهیافت، اعضای آن بخش پیوسته درگیر و مشغول خواهند بود، همه تجهیزات به سختی به کار گرفته خواهند شد و تجهیزات بسیار سریعی که مختص انجام یک کار باشند، موجه جلوه خواهند کرد. اما به راستی درست است که این رهیافت را کارآ بدانیم؟ در پاسخ باید گفت که چنین رهیافتی اشتباه محض است، ولی برای بسیاری از ما درک این واقعیت سخت یا ناممکن است.

اما شیوه دیگر یعنی همان شیوه ناب، بر تعریف مجدد عملکرد ها، بخش ها و سازمان ها مبتنی است، به نحوی که همه آنها بتوانند به گونه ای مثبت در کار آفرینش ارزش با یکدیگر همکاری کنند و در خصوص نیاز واقعی کارکنانی که در هر نقطه از این جریان ارزش قرار دارند به گفتگو بپردازند. به همین دلیل کارکنان هم عمیقاً علاقمند می شوند که جریان ارزش را واقعاً به حرکت درآورند. دستیابی به این مهم نه تنها مستلزم ایجاد بنگاه اقتصادی ناب برای هر محصول است، بلکه بازاندیشی سازمان ها، کارکردها و مسیر های شغلی معمول و نیز تکوین یک استراتژی ناب را ضروری می گرداند.

  • بیرون کشیدن

نخستین نتیجه قابل مشاهده تبدیل بخش ها به گروه های محصول و دسته ها به حرکت، آن است که زمان لازم برای عبور از مراحل سه گانه زیر به میزان قابل توجهی کاهش می یابد:

  • مرحله ایده طراحی محصول تا ورود آن به بازار.
  • مرحله فروش محصول تا تحویل آن.
  • مرحله دریافت مواد اولیه تا رسیدن محصول به دست خریدار.

هنگامی که حرکت آغاز می شود، طراحی محصولاتی که به سال ها زمان نیاز دارند، در عرض چند ماه صورت می گیرند، فرآیند چند روزه سفارش گیری در عرض جند ساعت به انجام می رسد و هفته ها یا ماه ها زمان عبور که معمولا صرف تولید فیزیکی معمول می شود تا حد دقایق و روزها کاهش می پذیرد.

در حقیقت اگر نتوانید 50 درصد از زمان مورد نیاز برای تکوین محصول، 75 درصد از زمان مورد نیاز برای فرآیند سفارش گیری و 90 درصد از زمان مورد نیاز برای تولید فیزیکی بکاهید، بی شک یک جای کارتان می لنگد. افزون بر این، سیستم های ناب می توانند هر محصول در حال تولیدی را با هر ترکیبی بسازند و در نتیجه می توانند بی درنگ به تغییرات تقاضا پاسخ دهند.

این سیستم از طریق کاهش موجودی و تسریع بازگشت سرمایه، یک ثروت ناگهانی و بادآورده را به وجود می آورد. در واقع، این روش به دلیل توانایی طراحی، برنامه ریزی، ساخت دقیق آنچه که مشتری می خواهد و در زمانی که می خواهد، یک انقلاب است و معنای آن این است که شما دیگر می توانید پیش بینی فروش را رها کنید و به سادگی فقط آن چیزی را بسازید که مشتری نیاز دارد و از شما می خواهد. یعنی شما می توانید به مشتری امکان دهید در موقع نیاز، محصول را از شما بیرون کشد، به جای آنکه  محصولاتی را که او نخواسته است، به او تحمیل کنید.

افزون بر این وقتی مشتریان بدانند آنچه را که می خواهند، فوراً به دست می آورند و وقتی تولید کنندگان از عملیات دوره ای کاهش قیمت های خود دست بردارند، یعنی همان عملیاتی که هدف از آنها فروش کالاهایی است که کسی خواهان آنها نیست، آنگاه تقاضا ثبات بیشتری خواهد یافت.

  • کمال

هنگامی که سازمان ها به تعیین درست ارزش، شناسائی کل جریان ارزش، ایجاد گام های ارزش آفرین  به منظور حرکت پیوسته محصولات معین مبادرت ورزند و اجازه دهند مشتری ارزش را از بنگاه اقتصادی بیرون کشد، آنگاه اتفاق بسیار عجیبی روی می دهد. دست اندرکاران درمی یابند که فرآیند کاهش میزان نیروی کار، زمان، فضا، هزینه و اشتباهاتی که در حین ارائه یک محصول صورت می گیرد، فرآیندی پایان ناپذیر است و محصول بیش از پیش تقریباً همان چیزی خواهد شد که مشتری واقعاً می خواهد. پس کمال مطلوبی که به گونه ای غیر قابل انتظار حاصل می شود، همان که اصل پنجم و نهایی تفکر ناب است، ایده احمقانه و جنون آمیزی به نظر نخواهد رسید.

شفافیت چه بسا مهمترین محرک کمال می باشد و منظور از آن این واقعیت است که در یک سیتم ناب همگان اعم از پیمانکاران باواسطه، تامین کنندگان رده اول، منسجم کنندگان سیستم، توزیع کنندگان، خریداران نهایی و کارگران باید بتوانند همه چیز را ببینند چون تنها در این صورت خواهد بود که کشف شیوه های بهتر برای آفرینش ارزش آسان می گردد. افزون بر این از این طریق برای کارکنانی که دست به اصلاحات می زنند، حصول بازخوردی تقریباً فردی ممکن خواهد شد، امری که مشخصه کلیدی کار ناب و محرک قدرتمندی برای ادامه تلاش ها در راستای بهبود و اصلاح است.

 

از آنجا که تفکر ناب اساساً شهودی است و درک آن در نخستین مواجهه، اندکی مشکل است، ارزیابی کاربرد عملی پنج اصل ناب در سازمان های واقعی به راستی مفید خواهد بود.

نقطه شروع مثل همیشه ارزش است، آن گونه که مشتری آن را تعریف می کند.

اشتراک گذاری مطلب

Submit to FacebookSubmit to Google PlusSubmit to TwitterSubmit to LinkedIn
بروزرسانی درشنبه, 18 آبان 1398 08:10

دیدگاه خود را ارسال نمایید