عارضه یابی صحیح و به موقع است که این امکان را به مدیران سازمان می دهد که همواره از مشکلات و مسایل جاری سازمان مطلع باشند و از بحرانی شدن آن جلوگیری کنند.
عارضه یابی سازمانی، فرایند تشریک مساعی بین اعضاء سازمان و مشاوران عارضه یابی سازمانی به منظور جمع آوری اطلاعات مناسب و مربوط در مورد مشکلات اساسی سازمان و دلایل آن، تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده و نتیجه گیری از تحلیل های انجام شده و دسته بندی مشکلات در دو سطح عمومی و تخصصی و ارائه پیشنهاداتی در خصوص جهت گیری های لازم در راستای رفع مشکلات دسته بندی شده می باشد.
تمام تلاش ها برای شناسایی نقاط ضعف و قوت یک سازمان و ارائه راهکارهای ترمیمی و درمانی باید بر مبنای یک چارچوپ و مدل عملکرد سازمانی باشند. یکی از معروف ترین مدل ها در این خصوص، مدل سازمانی شش جعبه ای وایزبورد می باشد. باتوجه به اینکه طیف گسترده ای از ابزارها برای عارضه یابی سازمانی در دسترس می باشند، مدل وایزبورد به خاطر سادگی وکاربرد راحت آن به طور گسترده در همه جا استفاده می شود.
شناخت مدل وایزبورد در عارضه یابی کسب و کار
این مدل به خوبی شناخته شده است و توسط ماروین وایزبورد طراحی شده و اغلب برای کمک به عارضه یابی سازمانی و مسایل مربوط به آن، مورد استفاده قرار می گیرد. این مدل، همانطور که از اسمش پیداست به اهمیت شش اجزای سازنده سازمانی اشاره می کند که شامل:
- هدف: که خطوط کسب و کار ما چیست؟
- ساختار: تقسیم کار ما چگونه است؟
- روابط: تعارض بین افراد را چگونه مدیریت کنیم؟
- رهبری: چه کسی شش جعبه را در تعادل نگه می دارد؟
- مکانیسم های مفید: آیا ما فن آوری های کافی هماهنگ داریم؟
- پاداش: آیا به اندازه کافی به همه کارهای ضروری پاداش می دهیم؟
با کمک مدل شش بعدی، علاوه بر عارضه یابی سازمانی، می توانیم یک برنامه تجزیه و تحلیل سازمانی را پی ریزی کنیم و با شناسایی عارضه های سازمانی به بهبود سلامت سازمانی و کیفیت محیط کار کمک کنیم. الگوی شش بعدی وایزبورد به دلیل جامعیت و فراگیری آن و تطابق با سیستم های باز (حضور عنصر خارجی و تاثیر متقابل آن بر سازمان ها)، تاکید بر عنصر رهبری به عنوان مرکز ثقل و عامل اساسی در رشد سازمان ها و در نهایت اشاره توأمان به عناصر نرم افزاری، یا همان مغز افزاری و سخت افزاری،مورد تایید و قابل اجرا در اکثر سازمان های کشورمان می باشد.
وایزبورد در اواسط دهه ۷۰میلادی،الگوی شش جعبه ای خود را به عنوان ابزار آسیب شناسانه ارائه کرد و شش نقطه اصلی که در آن باید کارها به شکل درست انجام شود و ماهیتا با سازمان سازگاری داشته باشد را جهت موفقیت سازمان معرفی کرد.
این مدل که همچنیین توازن اهمیت عناصر رسمی و غیر رسمی سازمانی را نشان می دهد. به طور کلی مدل وایزبورد بر متغییرهای داخلی سازمان متمرکز است و میان این که سازمان چگونه است؟ و چکونه باید باشد؟، سازگاری ایجاد می کند.این مدل از نظر بررسی فرایندها و ابعاد سازمان کامل ترین و سطح تشخیص آن در سطح کل سازمان است. هنگامی که که رهبران زمان کافی برای شناسایی عارضه یابی سازمانی ندارند و یا هنگامی که یک نقشه ی نسبتا ساده ای برای توضیح سریع مورد نیاز است، از مدل شش بعدی وایزبورد استفاده می کنند.
همچنین این مدل برای کمک به مشتریان در تجسم سازمان به عنوان یک نظام کلی مفید است. با این حال، مدل شش بعدی برای هدایت فرآیند تغییر در درون یک سازمان کافی است، چرا که این مدل دید کاهش را به صورت یک فرایند مداوم اعمال می کند برای انجام عارضه یابی سازمانی، داشتن درک اساسی از آنچه عارضه یابی معنی می دهد و اینکه چرا باید انجام شود ضروری است. با توجه به گفته های وایزبورد شناسایی و حل مشکل باید به طور سیستماتیک توسط افراد مشابه انجام شود، زیرا که آنها از وضعیت خود آگاه می شوند و پس از آن به دنبال بهبود برمی آیند. که این خود یک گام در این فرآیند عارضه یابی سازمانی است.
جمع بندی:
با این تعریف،عارضه یابی راهی است برای بررسی یک سازمان به منظور تعیین اینکه شکاف موجود چیست؟ و چه باید؟، می باشد. علاوه بر این فاصله و یا واریانس مشخص می شوند و سپس در رابطه با اجرای برنامه ها در صورت نیاز، به اولویت بندی اصلاح واریانس ها پرداخته می شنود. عارضه یابی به فعالان توسعه سازمان و اعضای سازمان مشتری کمک میکند تا مسائل سازمانی که باید روی آنها متمرکز شوند را تعیین کنند. همچنین روش گردآوری و تحلیل داده ها را مشخص می کند و نشان میدهد که چگونه برای پیشبرد گامهای عملیاتی حاصل از عارضه یابی با یکدیگر همکاری کنند. همیشه در یک سازمان ممکن است اعضای آن رفتارهایی را انجام دهند که با اهداف آن سازمان در تعارض باشد.
این رفتارها مشکل نیستند بلکه نشانه اند. نشانه هایی که در یک سیستم سازمانی به دلیل وجود برخی از ناهنجاریها آشکار میشوند. که با استفاده از مدل شش بعدی مشکلات سازمان شناسایی شده و کیفیت آن بهبود می یابد. تعالی سازمان ها، به میزان توانمندی آن ها در دستیابی به نتایج و اهداف سازمان که در راستای نیازهای ذی نفعان، از قبیل تعریف و برنامه ریزی شده است و تلاشی که در جهت حفظ، تداوم و بهبود آن نتایج به عمل می آورند، بستگی دارد. تعالی سازمانی یک برداشت نظری و تئوری نیست، بلکه بدست آوردن و ارائه نتایج ملموس و قابل مشاهده ای است که مبتنی بر شواهد بوده، پایداری و دوام داشته باشد. این ابزار عملیاتی قوی می تواند برای مقاصد مختلفی توسط سازمان ها بکار گرفته شنود.
از جمله ابزارهایی که برای خود ارزیابی و سنجش این که در مسیر تعالی در کجا قرار گرفته اند، فاصله های موجود را بشناسند و راه حل های مناسب را بکار گیرند. جلوگیری از دوباره کاری ها و هماهنگ کردن برنامه های بهبود در یک چارچوب تعریف شده به عنوان یک ساختار جامع برای سیستم مدیریت سازمان است. که مسلماً استفاده از این چارچوب داخل سازمان ها نیازمند یک مدیریت و برنامه ریزی دقیق و هماهنگ درون سازمانی از جهات مختلف است.
استفاده از سیستم نوین مدیریتی نیازمند برنامه ریزی و تعریف فعالیتهای مختلف مرحله به مرحله ای است. که برای رسیدن به اهداف مورد نظر، آن را تسهیل کند. نگاهی به فعالیت های لازم جهت استفاده از مدل های سازمانی و استقرار این سیستم در سازمان ها، ایجاد عزمی همگانی برای گسترش این مفهوم در کل سازمان، برنامه ریزی انجام خود ارزیابی، هماهنگی حوزه ها مختلف سازمان در جهت یکپارچگی فعالیت ها در استقرار مدل، تدوین اظهار نامه برای شرکت در فرآیند جایزه ملی بهره وری و تعالی سازمانی که خود فعالیت های بسیار گسترده ای را در سازمان ایجاد می کند، ارتباط با دبیرخانه ملی بهره وری و تعالی سازمانی و ایجاد زمینه های لازم جهت تبادل تجربیات موفق بین سازمان ها و شناخت الگوها و شرکت های برتر برای بهینه کاوی و نقش مدیران تعالی سازمانی را در مدیریت این فعالیت ها و فرآیندها برجسته می کند.
عارضه یابی سازمانی از جمله روش های مداخله در مبحث توسعه سازمانی به شمار می رود و شکل گسترده ای از فعالیت برای شناخت حقیقت و پیش نیازی برای تلاش های سازمانی محسوب می شود. از آنجائیکه هدف عارضه یابی سازمانی تعامل با سیستم های جامع و بزرگ، شرکت ها می باشد، بنا بر این حیطه وسیع تری از توسعه سازمانی را شامل می شود. به همین دلیل از نظر اصولی به نوبه خود یک مداخله مدیریتی است.
این روش به عنوان عامل مهم جهت توسعه فعالیت ها و بهسازی سازمانی برای اقدام درست، مناسب و کمک به حذف نقطه کور مدیریتی طراحی شده است.
امیدواریم مطالب مندرج در این وبسایت و مشاوره های حضوری کمک شایانی جهت پیشرفت فضای کسب و کارتان ایجاد کند.
اشتراک گذاری مطلب
