تغییر در بخش‌بندی
اصلی‌ترین تغییر این ویرایش از استاندارد، تغییر در بخش‌بندی بوده است.
به طور مثال: در ویرایش سابق این استاندارد، بخش‌بندی از سیستم مدیریت کیفیت آغاز شده بوده. گر چه توسعه‌ی سیستم مدیریت کیفیت در نگارش سابق یک تصمیم راهبردی تلقی می‌شده است؛ امّا صراحتاً موضوع محیط کسب و‌کار، پیش اقدام توسعه‌ی سیستم مدیریت کیفیت در نظر گرفته نشده بود. در بخش بندی جدید امّا سازمان‌ها به نوعی خودشناسی و موقعیّت شناسی ترغیب می‌شوند که می‌باید سازمان‌ها در مسیر انتقال، توجه ویژه‌ای به آن داشته باشند.
در بخش‌های آتی این ویرایش از استاندارد، چگونگی توسعه‌ی رویکرد PDCA با بخش‌بندی جدید طرح می‌شود تا تسهیلاتی برای توسعه‌ی سیستم مدیریت کیفیت، و هماهنگ سازی و سازگاری آن را فراهم آورد.
از این رو سازمان‌ها باید به این نکته توجه داشته باشند که آیا فلسفه‌ی تغییر در بخش بندی صرفاً چیدمان دیگری از الزامات سابق بوده است یا نظامی برای تناسب سیستم مدیریت کیفیت با محیط کسب و‌کار.
در پاره‌ای موارد ما با سازمان‌هایی مواجه بوده‌ایم که هر بخش از بخش‌بندی جدید را جایگاهی برای سیستم تدوین‌شده بر مبنای ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۰۸ دیده‌اند و این بخش‌بندی تأثیر عمیق و قابل اعتنایی در سیستم مدیریت کیفیت ایشان نداشته است.
درک نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع
در الزامات خاص تعدادی از مشتریان آمده است که سیستم شناسایی و ردیابی سازمان باید به تأیید ایشان رسیده باشد. در این مثال کوتاه نیازها و انتظارات مشتری به‌عنوان یکی از اصلی‌ترین طرف‌های ذی‌نفع سازمان در نظر گرفته می‌شود. درک نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع تغییر عمده‌ای در ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ است که فلسفه‌ی آن ایجاد تعاملی مناسب با طرف‌هایی است که عملکرد سیستم مدیریت کیفیت بر ایشان تأثیر می‌گذارد و (یا) از ایشان تأثیر می‌پذیرد.
آیا سازمان شما نیازها و انتظارت طرف‌های قانون‌گذار در رابطه با کسب و‌کارتان را می‌شناسد و به آنها رسیدگی نموده است؟ آیا جدای از این‌که عملکرد تأمین‌کنندگان سازمان‌تان را اندازه‌گیری و پایش می‌نمایید، بر سطح رضایت ایشان از عملکرد خود آگاهید؟ اولویّت کارکنان سازمان شما در قیاس با سایر ذی‌نفعان چیست؟ و در مجموع تجربه‌ی شما از انتقال به ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ در رابطه با طرف‌های ذی‌نفع چیست؟ ما امیدواریم بهترین تجربیّات در این زمینه حاصل شده باشد؛ امّا اگر چنین نیست باز هم نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع را از نظر بگذرانید.
تفکر مبتنی بر ریسک
تفکر مبتنی بر ریسک که می‌تواند ضمن مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌ها در نظر گرفته شود، جایگزین چه الزامی در ویرایش سابق شده است؟ طبیعتاً همه‌ی سازمان ها در مسیر انتقال می‌دانند که اصلی‌ترین الزام حذف شده‌ی منتج از مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌ها اقدامات پیش‌گیرانه بوده است. آیا سازمان در مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌ها در جستجوی پیش‌گیری‌ست؟ یا از ریسک برای تحلیل مسائل و شرایط پیش‌آمده استفاده می‌نماید؟
از منظر دیگر تا چه حدی مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌ها با در نظر گرفتن محیط بیرونی و درونی سازمان، و نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع انجام شده است؟ و در نتیجه در راهبردهای سازمان تأثیرگذار بوده است؟ و در نهایت این پرسش مطرح می‌شود که: آیا تفکر مبتنی بر ریسک به عنوان رویکردی جامع در سیستم مدیریت کیفیت توسعه یافته است؟ به طور مثال آیا در تعیین دوره‌های تصدیق و (یا) کالیبراسیون به ریسک‌های ناشی از اهمیّت اندازه‌گیری‌ها، کاربرد، فرسودگی و … توجه شده است؟ با ارائه‌ی چنین اطلاعاتی در تمامی سطوح سازمان می‌تواند ادعای خود را در توسعه‌ی رویکرد فرآیندی به اثبات رساند.
رویکرد فرآیندی
رویکرد فرآیندی از اصول سیستم مدیریت کیفیت در استاندارد ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۰۸ و هم‌چنین در بخش‌هایی از استاندارد مذکور در نظر گرفته شده بود. ویرایش جدید به شیوه‌ای ساختار یافته‌تر به موضوع رویکرد فرآیندی پرداخته و الزاماتی نظیر مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌های مربوط به فرآیندها را به آن افزوده است.
این ویرایش از استاندارد بر بهره‌گیری از رویکرد فرآیندی تأکید می‌نماید، و تلویحاً ایجاد و پیاده‌سازی آغازین آن را ضمن ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۰۸ اطمینان‌بخش می‌داند. هم‌اکنون انتظار می‌رود رویکرد فرآیندی به عنوان رویکردی کارآمد در سازمان‌ها به کار گرفته شده باشد و منضمات ویرایش جدید در آن تسرّی داده شده باشد.
دیگر رویکرد مبتنی بر روش‌های اجرایی قابل پذیرش نیست و توسعه‌ی رویکرد فرآیندی نیز معادل‌سازی همان روش‌های اجرایی نیست.
آیا سیستم مدیریت کیفیت شما تمامی الزامات را در شبکه‌ای قابل اعتماد از فرآیندها پوشش داده است؟ آیا هم‌اکنون سازمان شما بر ریسک‌ها و فرصت‌های هر یک از فرآیند آگاهی داشته و به آنها رسیدگی نموده است؟ آیا هم‌اکنون ممیزی‌ها را بر مبنای رویکرد فرآیندی به انجام می‌رسانید؟ اگر چنین است فلسفه‌ی تأکید ویرایش جدید توسط سازمان شما درک شده است و در غیر این‌صورت لازم است با نگاهی دیگر به رویکرد فرآیندی بپردازید.
رهبری
نقش رهبری توسط مدیریت ارشد که نمونه‌هایی از مصادیق آن عبارتند از: ترویج استفاده از رویکرد فرآیندی و تفکر مبتنی بر ریسک؛ به‌کارگیری، کارگردانی و پشتیبانی از افراد برای توسعه‌ی اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت؛ حمایت از نقش‌های مدیریتی مرتبط دیگر به‌منظور اعمال رهبری ایشان در حیطه‌های تحت مسئولیت و … در ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ توسعه یافته است.
بر مبنای الزامات ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵، رهبران نقش وسیع‌تری در رابطه با سیستم مدیریت کیفیت ایفا می‌نمایند که حذف نقش نماینده‌ی مدیریت نیز زمینه‌ی مناسب‌تری برای ایفای این نقش فراهم می‌آورد.
چنانچه این فلسفه از سوی سازمان پذیرفته شده باشد، هم‌اکنون می‌بایست حضور مؤثر رهبر سازمان در پیاده‌سازی کارا و اثربخش سیستم مدیریت کیفیت ملموس‌تر از گذشته باشد. آیا شما شاهد تغییر محسوسی در شیوه‌ی رهبری سازمان هستید؟ و مدیران ارشد سازمان را به عنوان تیم رهبری در کنار خود می‌بینید؟ اگر چنین نیست، شما به بازشناسی تغییرات ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ را در حوزه‌ی رهبری نیاز دارید.
مدیریت دانش
ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ الزام جدیدی تحت عنوان مدیریت دانش را در نظر گرفته است تا زمینه‌ی توسعه‌ی مدیریت دانش را در قالب عملیاتی فراهم سازد. ممکن است سازمان‌ها تعابیر مختلفی در این رابطه داشته باشد که البته با توجه به این‌که استاندارد مستقلی در رابطه با مدیریت دانش معرفی نمی‌شود، وجود تعابیر و شیوه‌های مختلف در چارچوب الزامات ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ طبیعی است.
این استانداردهای بین‌المللی به صراحت بیان می‌دارند که منظور از دانش، دانش مختص سازمان و حاصل تجربه است؛ بنابراین با این دیدگاه می‌توان موضوع مدیریت دانش را به سهولت از الزاماتی نظیر آموزش تفکیک نمود.
آیا هم‌اکنون سازمان شما پایگاهی برای مدیریت دانش دارد؟ آیا نظامی برای مدیریت درس‌های آموخته شده از تجارب توسعه‌داده‌اید؟ آیا ممکن است هم‌اکنون یا در آینده موضوعی برای مالکیّت معنوی داشته باشید؟ اگر چنین است سازمان شما به شکل رضایت بخشی مدیریت دانش را توسعه داده است، و در غیر این صورت لازم است با نگاهی دیگر مدیریت دانش سازمان‌تان را به انجام رسانید.
اطلاعات مدوّن
ایزو ۹۰۰۱ یک سیستم تدوین‌شده‌ی سیستم مدیریت کیفیت است، نه سیستمی از مدارک تدوین شده. با همین رویکرد است که اطلاعات مدوّن جایگزین اصطلاحات مستندسازی، نظامنامه‌ی کیفیت، روش‌های اجرایی مکتوب و سوابق شده است. دیگر الزامی برای تدوین شش روش اجرایی مکتوب وجود ندارد و سازمان مبتنی بر الزامات ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ می‌تواند مدرک مستقلی تحت عنوان نظامنامه‌ی کیفیت نداشته باشد. طبیعتاً هیچ گمانی دال بر عدم اهمیّت روش‌های اجرایی نظیر کنترل مدارک، کنترل سوابق، ممیزی‌های داخلی و … وجود ندارد، امّا موضوع اطلاعات مدوّن که می‌توانند ضمن به‌کارگیری هر نوع رسانه مدیریت شوند مفهوم عمیق‌تری ارائه می‌نماید.
این تغییر قصد دارد تا آنجا که ممکن است اصول مدیریت کیفیت ارجحیّت داده شوند. هدف از این تغییر ایجاد آزادی عمل بیشتر برای توسعه‌ی ساده‌تر الزامات و ایجاد اطلاعات به مقدار مناسب (و نه بیشتر از آن) برای سازمان‌هاست.
آیا پیاده‌سازی ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ منتج به تسهیل مستندسازی در سازمان شما شده است؟ آیا تغییرات در رابطه با مستندسازی از سوی مجموعه ی سازمان شما محسوس است؟ اگر چنین نیست شاید می‌بایست شما نگاه دیگری بر الزامات مستندسازی و فلسفه‌ی موضوع اطلاعات مدوّن داشته باشید.
نماینده‌ی مدیریت
در ویرایش جدید نیز تمامی مسئولیت‌ها و اختیارات مربوط به نماینده‌ی مدیریت در نظر گرفته شده است، امّا نه لزوماً برای یک نماینده‌ی مدیریت. این امر فرصتی فوق‌العاده برای توسعه‌ی سیستم مدیریت در تمامی سطوح و بخش‌های سازمان بوده است. گر چه تعدادی از سازمان‌ها هم‌چنان در جستجوی راهی برای بقاء این سمت در سازمان خود هستند و البته به این نتیجه می‌رسند که این امر ممکن است.
ممکن است نماینده‌ی مدیریت اصلی‌ترین مقام پاسخگوی کارایی و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت در نظر گرفته شود و این امر از یک سو موجب کاهش تسری سیستم در سطوح مدیریتی بالاتر و از سوی دیگر کاهش مشارکت سایر سطوح پایین‌تر در سیستم مدیریت کیفیت می شود.
بازشناسی این تغییر به ما چه می‌گوید؟ این تغییر تا چه حد بر کارایی و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت سازمان ما مؤثر بوده است؟
تغییر در اصول مدیریت کیفیت
هر یک از اصول مدیریت کیفیت شامل بیانیّه، منطق، مزایای کلیدی و اقدامات، موضوعی هستند. اصولی نظیر مشتری‌محوری ابقاء شده‌اند و اصولی نظیر تصمیم‌گیری واقع‌بینانه به تصمیم‌گیری بر مبنای شواهد تغییر یافته‌اند. مشارکت پرسنل حذف و مدیریت ارتباطات افزوده است.
طبیعتاً هم‌اکنون تمامی سازمان‌ها در مرحله‌ی انتقال و پس از آن بر این تغییرات آگاهند و بالطبع این نوشته به تشریح تغییرات نمی‌پردازد، امّا این تغییرات در اصول مدیریت کیفیت تا چه میزان موجب تغییر در رویکرد پیاده‌سازی الزامات شده است؟
به طور مثال به نظر می‌رسد تعامل با تأمین‌کنندگان بر پایه‌ی منافع مشترک با مدیریت ارتباطات پوشش داده شده باشد. سؤال اینجاست که آیا هم‌اکنون سازمان‌ها طرف‌های ذی‌نفع خود (مانند تأمین‌کنندگان، شرکا، مشتریان، سرمایه‌گذاران، کارکنان و جامعه به‌عنوان اجزائی از کل زنجیره) و ارتباط آنها با سازمان را تعیین نموده و مدیریت می‌نمایند؟ و (یا) اطلاعات، تخصّص‌ها و منابع با طرف‌های ذی‌نفع اشتراک‌گذاری شده‌اند؟
اگر این‌چنین است هدف ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ از تغییر در اصول مدیریت کیفیت برآورده شده است، و در غیر این‌صورت بازشناسی تغییرات در اصول مدیریت کیفیت ضرورت خواهد داشت.
بازنگری‌های مدیریت
بازنگری‌های مدیریت تغییراتی در ورودی‌ها و خروجی‌ها داشته‌اند که یقیناً هم‌اکنون تمامی سازمان‌ها در مسیر انتقال و (یا) سازمان‌هایی که به ویرایش جدید انتقال یافته‌اند از آنها آگاهند.
موضوعی که در این رابطه مهم است توجه به نوع ارائه‌ی ورودی‌هاست، نظیر این‌که آیا مدیریت سازمان با سطح بالاتری از اطمینان به تکمیل خروجی‌های بازنگری سابق مدیریت، اقدام به بازنگری جدید می‌نماید؟
آیا هم‌اکنون هنگامی که موضوع کفایت منابع به عنوان ورودی بازنگری مدیریت تلقی شده است، مدیریت از سطحی از منابع که برای اجرای کارا و اثربخش فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت ضرورت دارد، آگاهی دارد و نسبت به حل و فصل نقایص و تأمین منابع اقدام می‌نماید؟
هم‌اکنون می‌بایست بازنگری‌های مدیریت با سطح بالاتری از کیفیت و اعتبار اجرا شوند، و اگر چنین نیست می‌بایست پیش‌بینی‌های مقتضی برای ایجاد شرایطی متناسب با الزامات ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ پیش‌بینی شود.
یقیناً شما شاهد تغییرات به مراتب بیشتری در ویرایش جدید استاندارد بین‌المللی ایزو ۹۰۰۱ بوده‌اید. ما توصیه می‌کنیم این تغییرات را بازبینی نمایید تا از تسرّی آن در سیستم مدیریت کیفیت خود اطمینان یابید.
اشتراک گذاری مطلب
